密云县归档文件整理方法（暂行）

一、适用范围
本办法适用于县直机关、企业、事业单位、团体和其他社会组织。
二、有关定义
(一) 归档文件
单位在其职能活动中形成的、办理完毕的、应作为文书档案保存的各种纸质材料。
(二) 件
归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，发文稿纸及有领导重要批示或有处理结果的文件处理单与被处理文件为一件，报表、名册、图册等一册(本)为一件，批复与请示各为一件，会议记录装订成册(一般不超过100页)为一件。
(三) 归档文件整理
将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。
三、归档范围：
凡是本机关工作活动中直接形成的，具有查考利用价值的文件材料均应列入归档范围。
四、整理原则
遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，便于保管和利用。
五、质量要求
归档文件应齐全完整。字迹材料应符合存档要求；字迹模糊或易退变的应复制，并附于原件后一并归档。已破损的应托裱。纸张幅面尺寸超过国际标准Ａ4型的按Ａ4折叠。
六、整理程序
(一) 分类
归档文件一般采取年度----组织机构分类。即首先按年度进行分类，在同一年度内再按不同组织机构进行分类。

(二) 排列
1、同一组织机构的文件在同一年度内按形成的时间顺序进行单独流水排列，同一问题形成的文件应集中排列。
2、同一文件的不同稿本，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；复制件在前，原件在后；转发文在前，被转发文在后；批复在前，请示在后；有处理结果的文件处理单在前，被处理的文件在后；组合件以时间为序；不同文字的文本，中文本/汉文本在前，外文本/少数民族文字文本在后。
3、装订
装订完整的文件可以保持原状。组合件在左侧装订，装订方法要符合档案保管要求。
(三) 编号
归档文件应依分类、排列的次序逐件编号，在文件首页上端的空白处加盖红色归档章并填写相关内容。
归档章设置项目有全宗号、年度、期限、件号、页数、机构等六项。(见图一)
1、全宗号: 档案馆给定的立档单位的代号。
2、年度: 文件形成的年度，以四位阿拉伯数字标注公元纪年。
3、期限: 即保管期限，划分为永、长、短。
4、件号: 文件的排列顺序号，包括室编件号和馆编件号。
5、页数: 每一个归档文件的页数。文件中有图文的页面为一页。当归档文件上无页码时，需要编页号。组合件需重新编页号。一般使用阿拉伯数字，每件从1开始流水编制，正页编在文件的右下角，反页编在文件的左下角。归档文件有统一页码时，无需重编。
6、机构: 作为分类方案类目的机构名称或规范简称。
(四) 编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录。归档文件目录一年一本(不超过150页)，其中组织机构以口取纸标注。
1、归档文件目录设置的项目有: 机构名称、件号、文号、责任者、文件题名、日期、页数、期限和备注。(见图二)
(1) 件号: 填写室编件号，同一组织机构内，文件从"1"开始流水编制件号。
(2) 文号: 文件的发文字号。
(3) 责任者: 制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
(4) 文件题名: 文件的标题。没有标题或标题不规范时须重新拟制标题，并加"[]"号。
(5) 日期: 文件的成文日期，以8位数字标注，如"20020902"。
(6) 页数: 每一件归档文件的总页数。
(7) 期限: 即保管期限，填写永、长、短。
(8) 备注: 注释文件需说明的情况。
2、归档文件目录纸为Ａ4型，横打左侧装订。
3、归档文件目录应制作封面，封面设置项目有全宗名称、年度、组织机构。(见图三)
(五) 装盒
将排列好的文件按序根据文件的多少选择不同厚度的档案装入盒内，同一年度同一机构的文件装入同一盒内，同一盒内不得装入混年度混机构的文件。
1、档案盒: 档案盒有20MM、40MM两种不同厚度，其长宽为310MM×220MM。
2、档案盒脊背: 档案盒脊背的项目设置有: 全宗号、年度、机构、起止件号。(见图四)
3、备考表: 在文件整理结束后，应填写备考表，放于盒内文件的后面。其项目设置有: 盒内文件情况说明、说明人、说明日期。(图五)
(1) 盒内情况说明: 填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。
(2) 说明人: 对盒内文件情况作出说明的人员姓名。
(3) 说明日期: 对盒内文件情况作出说明的日期。

（六） 录入
对于整理完毕的归档文件，全县统一要求使用"京通"档案专用软件，完成录入工作。

（七） 存盘备份
完成录入工作后必须进行文件备份，建议使用可移动硬盘（U盘）备份，使用磁盘备份时，必须备份三份并且异地保存。

附件一：
京通档案专用软件操作程序：

进入京通软件→文书档案-归档文件-管理员口令（ARCH）-查询员（8888）
1、 数据设定
归档类目-类目号（010000、020000……）-类目名称（办公室、管理科……）；
常用词组设定-全宗名称（文字代号、责任者、文件题名、主题词、保管期限）-代码（01、02……）-词组内容（***局）
2、 录入维护（界面图示）

注：再次进入"录入维护"时（步骤）：
如果上次同一机构的文件尚未录入完毕时，查询档案-（选中需要继续录入的机构）-定位显示-（在文件选项中点"增加"）-继续录入新的文件；
如果录入新机构的文件:清除屏幕-选中全宗名称-机构（问题）后开始录入工作；
3、存盘
档案存盘-（新建、覆盖）确定
4、据库备份步骤：
文书档案-归档文件-（进入）-系统维护-数据备份-公文文件库（档案信息库、归档文件库、归档类目库、常用词组库、文件原文库）-选择A盘-备份方式（全部）-拷贝确认-确认

附件二： 文书档案归档范围
上级文件：
1、 上级机关召开的、需要贯彻执行的会议主要文件材料；
2、 上级机关颁发的、属于本机关主管业务并要执行的文件；以及普发的非本机关主管业务，但须贯彻执行的法规性文件；
3、 上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要指示、讲话、题词、书信、照片和有特殊保存价值的声像材料；
4、 对本机关的检查、调查材料；
5、 对本机关的批示、批复；
6、 上级机关转发本机关的文件；
7、 代上级机关草拟被采纳的文件正件、原件；
本机关文件材料：
1、 本级人代会、党代会、青年团及妇女组织召开的代表大会、工作会议的文件；
2、 本机关党委（党组）、局（乡镇）务会、办公会会议记录、纪要等文件材料，本机关召开的各项工作会议、专业会议文件材料；
3、 本机关颁发的（包括转发给与其它机关联合颁发的）各种正式文件的签发稿、打印稿，重要文件的修改稿；组织规则、章程等；
4、 本机关的请示与上级机关的批复文件，下级机关的请示及本机关的批复文件；
5、 本机关活动形成的规划、工作计划、总结、调查报告、经验体会、规章制度、统计报表；
6、 内容重要的人民来信、来访材料，领导批示及本机关处理情况材料；
7、 机关领导人在公务活动中形成的重要来信座谈、访问记录，外出公务带回的与本机关有关的未经文书处理登记的文件材料；
8、 本机关成立、合并、撤销、更改名称、起用印信及人员编制等内容的文件材料；
9、 本机关历史沿革、大事记，反映本机关重要活动的简报等材料；
10、 本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、党员、团员、干部、工人名、报表；纪律检查、治安保卫、保密及职工的录用、转正、定级、调资、退休、退职、离休、抚恤、死亡等工作级干部奖惩的文职材料；
11、 本机关及本机关办理的干部、工人的转移工资、行政、党、团组织介绍信及存根；
12、 劳动模范、先进个人、先进集体名册材料；
13、 本机关形成的各类年统报表；
14、 本机关编印的情况反映、简报及其它出版物的样本；
15、 本机关与有关单位签订的各种合同、协议书等文件材料；
16、 本机关临时机构形成的文件材料；
17、 其它活动形成的文件。
下级机关文件：
1、 下级机关报送的重要工作计划、报告、典型材料；
2、 下级机关报请备案的重要文件
同级机关和非隶属机关的文件材料
1、 同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件；
2、 有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件；
3、 同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要往来文件。

图一：

图二：

图三：

图四：

图五：